Μάθημα 5 Εφαρμόζω

Όπως κάθε διαδικασία διαχείρισης αλλαγών σε έναν οργανισμό, η ηγεσία και η δέσμευση από την ανώτατη διοίκηση είναι το κλειδί για να διασφαλιστεί η επιτυχία της μετάβασης. Ένα έργο μετάβασης που δεν αγκαλιάζεται πλήρως από την ανώτατη διοίκηση είναι πολύ απίθανο να πετύχει. Πρέπει να εφαρμοστούν συγκεκριμένα βήματα για να διασφαλιστεί ότι όλοι συμμετέχουν πλήρως και έχουν τους κατάλληλους πόρους για να συμμετάσχουν στην αλλαγή.

Η λίστα ελέγχου περιλαμβάνει πολλά σημεία που πρέπει να επικυρωθούν για να διασφαλιστεί η επιτυχία της στρατηγικής μετάβασης. Αυτές οι πτυχές πρέπει να αναθεωρηθούν από την ομάδα και την ανώτατη διοίκηση του οργανισμού σας.

Η μετάβαση στην κυκλικότητα δεν είναι δουλειά ενός ατόμου. Απαιτεί ένα σύνολο συμπληρωματικής εμπειρογνωμοσύνης που μπορεί να διαθέτει μόνο μια ομάδα διαφορετικών υπαλλήλων που έχουν διαφορετικές λειτουργίες.

Πρώτον, ίσως θελήσετε να ανατρέξετε στον αρχικό εσωτερικό χάρτη ενδιαφερομένων για να καθορίσετε ποιος πρέπει να συμμετέχει για να επιτύχει αυτή η μετάβαση. Οι ρόλοι που μπορεί να χρειαστείτε για το έργο σας είναι: επικεφαλής του έργου, εμπειρογνώμονες (ες) περιεχομένου, για παράδειγμα ο υπάλληλός σας που είναι υπεύθυνος για τη διαχείριση των αποβλήτων, οι υπεύθυνοι υλοποίησης ή / και οι τεχνικοί εμπειρογνώμονες και συμβούλοι

Όταν προσεγγίζετε αυτούς τους ανθρώπους, βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει σαφείς προσδοκίες σχετικά με αυτό που τους ζητάτε. Θυμηθείτε ότι μπορεί να είναι εκτός της άμεσης ομάδας σας, οπότε θα πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με την απαιτούμενη δέσμευση

Source: unsplash.com

Βρείτε χρόνο για να συγκεντρώσετε αυτούς τους ανθρώπους. Συζητήστε τους ρόλους σας. Οι ερωτήσεις που μπορείτε να κάνετε είναι : 

• Ποιος θα ηγηθεί της πρωτοβουλίας;
• Ποιος θα ηγηθεί της διαδικασίας;
• Ποιος θα παρέχει εμπειρογνωμοσύνη σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές στην κυκλικότητα;
• Ποιος θα ηγηθεί της εφαρμογής;
• Ποιοι ενδιαφερόμενοι ή σύμβουλοι πρέπει να παράσχουν συμβουλές;
• Ποιοι είναι οι συνεργάτες εκτός του οργανισμού μας με τους οποίους πρέπει να συνεργαστούμε;
• Πώς θα συνεργαστούμε εσωτερικά;
• Πώς θα συνεργαστούμε με εξωτερικούς συνεργάτες;
• Πώς θα προσελκύσουμε τους βασικούς μας ενδιαφερόμενους για να διασφαλίσουμε ότι αισθάνονται επενδυμένοι;
• Πώς θα προσελκύσουμε τους πελάτες μας;

Ένα μεγάλο μέρος της επιτυχίας της μετάβασής σας θα εξαρτηθεί από το γεγονός ότι όλο το προσωπικό σας θα πιστέψει στην κυκλική νοοτροπία. Η ανάπτυξη ευαισθητοποίησης και εμπλοκής γύρω από τις κυκλικές πρακτικές είναι το κλειδί για τη διευκόλυνση της μετάβασης.

Η ευαισθητοποίηση είναι αναμφισβήτητα το πιο σημαντικό στάδιο κάθε μεθοδολογίας διαχείρισης αλλαγών. Ο νούμερο ένα λόγος αντίστασης στις οργανωτικές αλλαγές είναι η έλλειψη συνειδητοποίησης του γιατί γίνεται η αλλαγή. Γιατί είναι αυτό; Χωρίς σαφείς αρθρωτές πληροφορίες, καθίσταται ατομική πρόκληση να ευθυγραμμιστεί με την κατεύθυνση της εταιρείας. Σε αυτό το βήμα, η εσωτερική επικοινωνία είναι απαραίτητη. Περισσότερο από το να στέλνετε ένα email ή να έχετε μια συνάντηση προσωπικού, περιλαμβάνει συχνές, λεπτομερείς, έγκαιρες και σχετικές επικοινωνίες που δίνουν απαντήσεις σε ατομικό επίπεδο, στο τι αλλάζει, γιατί γίνεται η αλλαγή και τα οφέλη και τους κινδύνους της μη αλλαγής.

Η ευαισθητοποίηση σε προσωπικό επίπεδο είναι το πρώτο βήμα για την επίτευξη επιτυχούς οργανωτικής αλλαγής.

Το κυκλικό σας σχέδιο δράσης δεν πρέπει να υπάρχει υπό κενό. Θα πρέπει να ενσωματωθεί στη γενική στρατηγική σας.

Εάν έχετε εφαρμόσει ένα σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης (ISO14001 / EMAS), το κυκλικό σχέδιο δράσης θα πρέπει να ενσωματωθεί στην τεκμηρίωσή του.

Εάν δεν διαθέτετε σύστημα περιβαλλοντικής διαχείρισης, αναρωτηθείτε εάν η κυκλική στρατηγική και το σχέδιο δράσης σας θα μπορούσαν να είναι το πρώτο βήμα για τη συστηματοποίηση της περιβαλλοντικής σας δέσμευσης. Στην Ενότητα 11, εξετάζουμε ετικέτες και πιστοποιήσεις και εκεί θα μάθετε περισσότερα για το EMAS!

Τώρα έχετε αναπτύξει ένα κυκλικό όραμα, έχετε ορίσει ορισμένους στόχους και ένα σύνολο σχετικών κυκλικών δράσεων. Έχετε διαθέσει πόρους, ευθύνες μεταξύ του προσωπικού σας και αρχίζετε να βλέπετε την πρόοδο καθώς ορισμένες από τις ενέργειές σας αρχίζουν να ξετυλίγονται. Το ταξίδι ωστόσο δεν έχει ολοκληρωθεί. Η παρακολούθηση και η αξιολόγηση αποτελούν ουσιαστικό μέρος του ταξιδιού σας.

Source: Unsplash.com (2021).

Βήμα 1 Ρυθμίστε τακτικές κριτικές, για να βεβαιωθείτε ότι είστε στο σωστό δρόμο

Ανάλογα με τους δείκτες που έχετε αναπτύξει, ίσως χρειαστεί να παρακολουθείτε την πρόοδό σας σε τακτική βάση: μηνιαία, κάθε έξι μήνες ή μία φορά το χρόνο.

Κατευθυντήριες ερωτήσεις:

• Είναι όλοι οι δείκτες σας σε καλό δρόμο;
• Υπάρχει κάποια ενέργεια που υστερεί;
• Ποιος θα μπορούσε να είναι ο λόγος για αυτό;
• Πρέπει να επανεκτιμήσετε τους στόχους, να αναβάλλετε τις προθεσμίες, να ανακατανείμετε τους πόρους;
• Υπάρχουν πρόσθετες ενέργειες που θα μπορούσαν να αναπτυχθούν για τον επόμενο χρόνο;

Βήμα 2 Αναπτύξτε διορθωτικά μέτρα για ενέργειες που δεν βρίσκονται σε καλό δρόμο

Για ενέργειες που δεν αποδεικνύονται επιτυχημένες, αφιερώστε χρόνο για να αξιολογήσετε το πρόβλημα. Ποια διορθωτικά μέτρα θα μπορούσαν να εφαρμοστούν; Πρέπει να κάνετε ανταλλαγή απόψεων για νέα μέτρα; Καταγράψτε όλους τους πιθανούς λόγους / ζητήματα και συμφωνήστε με τις προσαρμογές.

Βήμα 3 Ενημερώστε το κυκλικό σας σχέδιο δράσης σε ετήσια βάση

Σε ετήσια βάση, μπορεί να είναι σημαντικό να επανεξετάσετε όλα τα κομμάτια του παζλ.

• Είμαστε ακόμα ευθυγραμμισμένοι με το βασικό όραμα που αναπτύχθηκε στην αρχή της διαδικασίας;
• Υπάρχουν νέες πιέσεις, οδηγοί που πρέπει να λάβουμε υπόψη για να παραμείνουμε σε καλό δρόμο;
• Τι θα μπορούσαμε να κάνουμε για να αυξήσουμε ορισμένες από τις δράσεις που δοκιμάστηκαν τον τελευταίο χρόνο;